Organizacija

Sveto trojstvo organizacije – procedure – upute – sistematizacija

Sveto trojstvo organizacije – procedure – upute – sistematizacija

Uvod

Kada se odlučite organizirati ili reorganizirati svoje poslovanje jedna od završnih radnji svakako bi trebala biti evidencija novih poslovnih procedura, i uputa za rad.
Adekvatno evidentirane procedure uvelike će olakšati upravljanje organizacijom, budući razvoj i jednostavnost korištenja. Dok će upute za rad pomoći svim uključenima da adekvatno prate nove procedure, te da buduća zapošljavanja i upoznavanje kadra sa radnim mjestom prođe čim brže i konkretnije, a bez gubitka kvalitete. Također kada se u to uklopi sistematizacija radnih mjesta, postavili ste čvrstu jezgru poslovanja koja će biti agilna, modularna te dugoročna.

Procedure

Iako se često isprepliću i sa samom radnom uputom, procedura je ipak krovna stvar neke radnje koja se zbiva u tvrtci. Sama procedura može biti ručna, polu automatizirana, ili automatizirana. Samim tim utječe i na potrebu te detalje same radne upute. Sama procedura treba biti detaljno raspisana i što jasnija, kako bi bili prepoznati svi dijelovi procesa koji se zbivaju. Najčešće se određeni procesi u organizacijama dešavaju poluautomatski, znači, postoje određene predradnje koje nastaju “same”, nasljeđuje ih djelatnik, te završavaju “outsourcane “, ili već nekim redoslijedom.
Uzmimo za prodajni primjer, “budućnost poslovanja”, Web Shop, radi kao “samostalni komercijalist”, automatskom procedurom narudžba završava kod vas u ERPu, gdje je u većini slučajeva obrađuje djelatnik (ulazi u igru radna uputa), te po ispunjavanje ručne procedure, nastavlja dalje svoj put, recimo “outsourcanom” kurirskom službom.
Kompletni proces se evidentira u proceduri, nazovimo je “Procedura web narudžbi”, koja sadržava korake koji se odvijaju na webu, trenutak u kojem je djelatnik nasljeđuje, te završetak procesa kada je kupac zaprimio narudžbu.

Radna uputa

Generalno, prst-palac definicija dobre i funkcionalne upute jest da treba biti pisana ili rađena od strane onoga tko najviše zna, za onoga tko ne zna ništa. Ovo je osnovni i iznimno bitan kriterij valjane upute. Ukoliko se radna uputa napravi sa pretpostavkom da “to se zna ili podrazumijeva se”, samo u jedno možete sigurni, da nekome tko je novi u tome, baš i neće biti jasno što se zbiva, i što se treba. Samim tim, osim što se otvara mogućnost pogreške, dešava se i gubitak vremena te trošak sati. Kada se ovo pomnoži sa potencijalnom količinom zapošljavanja određenog radnog mjesta, vrlo brzo je jasno, zašto upute moraju biti detaljne, i adekvatno pisane. Svakako kada se radno mjesto definira u potpunosti, potrebno je za njega izraditi uputu kako bi sve vezano proteklo bez komplikacija.

Sistematizacija radnih mjesta

Jedna od najviše zanemarnih stvari unutar tvrtki, a nešto što je u neku ruku obavezno (vezano-ugovori o zapošljavanju).  Zanemareno iz razloga što se često prilikom zapošljavanja postavlja pitanje “što ide u ugovor”, to je jasni indikator izostanka sistematizacije radnih mjesta. Kada god se postavi takvo pitanje, šansa je da postoje višestruko zaposleni ljudi na ista radna mjesta, sa različitim popisom radnih zadataka, netko će imati “viška” netko “manjka” obaveza, a niti jedno, niti drugo, nije dobro po organizaciju.
Najjednostavniji lijek tome jest sistematizacija. Pretpostavimo da imamo sistematizaciju, te radno mjesto “komercijalist – webshopa”, njegovi zadaci uključuju: obrada web narudžbi, komunikacija sa kupcem, odobravanje kreditnih kartica, ponude prema kupcima i slično. Prilikom zapošljavanja djelatnika na to radno mjesto, ne trebate lutati što i tko, nego se pogleda u sistematizaciju, i sve je trenutno riješeno.  Sistematizacija vam omogućuje centralno vođenje i pregled svih radnih mjesta i obaveza, ukoliko je pravilno postavljena u verzijama (datumi izmjena), lako je i ispostavljati anekse ugovora po potrebi, i sve može odraditi recimo, administrator.

Zaključak

Svaki dio “svetog trojstva” ima svoju zasebnu, i akumuliranu primjenu, u ovom slučaju, definitivno je zaključak, više je bolje. Nebitno radi li se o 10 ili 50 ljudi u tvrtki.
Jednostavnije zapošljavanje, jednostavnije upravljanje, jednostavniji razvoj i rast tvrtke…
Što čekate, krenite! Kontaktirajte nas!

 

Posted in Organizacija

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.