Izazovi koji uključuju poslovne procese su:

 Otežano organiziranje radnih zadataka

 Otežano praćenje tijeka dokumentacije

 Otežano praćenje odvijanja poslovnih procesa

 Postojanje više nepovezanih ili djelomično povezanih poslovnih programa

 Otežano praćenje ključnih parametara poslovanja zbog potrebe za ručnim povezivanjem podataka iz različitih izvora i/ili poslovnih programa

 Nejasna slika cijeloga procesa i vlastite uloge u njemu

 Loša komunikacija i rivalstvo među organizacijskim jedinicama

 Neučinkovitost poslovnih procesa

 Postojanje uskih grla i prepreka u poslovanju

 Otežana prilagodba strateškim ciljevima tvrtke

 Nepoznavanje slabosti i potencijala za poboljšanja poslovnih procesa

 Poteškoće kod procjene i/ili raspodjele ljudskih resursa za izvršavanje procesa

 

Poslovne procese je potrebno konstantno pratiti i mjeriti kako bi se dobio odgovor o učinkovitosti implementiranih procesa i/ili programa.

Samo jasno definiranim poslovnim procesima moguće je kvalitetno upravljati tvrtkom. Razumijevanje cjeline je ključni preduvjet mogućnosti unaprjeđenja procesa. Komunikacija među poslovnim odjelima je često ograničena i djelatnici izvode samo one zadatke koji su uobičajeni za njihov odjel. Pojedini odjel nastoji povećati utjecaj i ovlasti, dok istovremeno optimizira razinu učinka samo vlastitog odjela.

Ovakav naglasak na poslovne procese nameće potrebu za njihovim prepoznavanjem, prikazom, analizom i ocjenom efikasnosti, odnosno upravljanjem poslovnih procesa.

Na temelju „Snimke poslovnih procesa i audita poslovanja“, uprava tvrtke može u svakom trenutku provjeriti u kakvom se stanju nalaze procesi, treba li ih promijeniti ili ne. To znači ne samo odgovor na pitanje što se događa, već i na ostala ključna pitanja – gdje se točno u poslovnom procesu događa i što je najvažnije, zašto se događa, odnosno postoje li određene poteškoće i prekidi u procesima itd.

NOS d.o.o. za poslovno savjetovanje Vam može pomoći u snimanju poslovnih procesa i auditima poslovanja kojima ostvarujete višestruku dobit za Vašu tvrtku, kroz sljedeće glavne korake:

1. Snimanje i dijagnoza postojećeg stanja u tvrtki

2. Evidentiranje načina obavljanja radnih zadataka (prema koracima u određenom programu ili općenito) prema radnim mjestima i /ili odjelima

3. Kreiranje knjige procesa prema radnim mjestima i/ili odjelima

4. Na temelju knjige procesa i/ili prema dogovoru s upravom tvrtke, kreiranje audita poslovanja prema radnim mjestima i/ili odjelima

5. Provedba i izvještavanje po pojedinom auditu poslovanja u dogovorenim vremenskim intervalima (za početak preporuka jednom mjesečno u razdoblju od godine dana, kasnije prema potrebi)

6. Na temelju provedenih audita poslovanja, prijedlog redizajniranja organizacijske strukture, procesa rada, uvođenja novog poslovnog software-a / ERP-a itd.

7. Na temelju prihvaćenih prijedloga, dopuna kreirane dokumentacije i/ili dogovaranje daljnjih projekata

 

Projekt u praksi

Kako svaki klijent ima različite potrebe kojima želi riješiti izazove u poslovanju potrebno je svakom projektu pristupiti drugačije te ga prilagoditi situaciji.

Snimka poslovnih procesa sastoji se od dokumentiranja i analize trenutnih poslovnih procesa kako bi dobili uvid u Vaš način rada.

U prvom koraku je potrebno prikupiti odgovarajuće informacije kako bismo mogli definirati stvarne potrebe Vaše tvrtke. Vodimo intervjue i provodimo vrijeme s Vama kako bi napravili analizu postojećeg sustava te pregled svih trenutnih poslovnih procesa.

Bitno je evidentirati na koji način obavljate poslovne procese te prilikom razgovora uvidjeti u kojim trenucima Vam određena poslovna aktivnost otežava svakodnevni ili povremeni posao. Na temelju podataka koje prikupimo prema potrebi Vam možemo ponuditi prijedlog idejnog rješenja za optimizaciju sustava poslovanja.

Nakon dokumentiranja poslovnih procesa, slijedi postupak kreiranja i provedbe audita poslovanja koji predstavlja neizostavnu sastavnicu svih sustava upravljanja poslovnim procesima.

Audit poslovanja predstavlja sustavan, neovisan i dokumentiran proces prikupljanja i vrednovanja objektivnih dokaza o ispunjenju i zadovoljenju kriterija prema kojima se audit provodi.

Audit provodimo postavljanjem određenih pitanja pojedincima unutar revidiranog područja vezano za tijek određenih procesa te zapisivanjem odgovora u digitalnom obliku.

Izradom izvještaja i analize Vašeg sustava i poslovnih procesa, sljedeći korak je planiranje daljnjih projekata prilikom čega se definiraju resursi i vrijeme potrebno za realizaciju projekta.

Upravljanje poslovnim procesima (engl. Business Process Management, BPM) je sustavan pristup poboljšavanja poslovanja, temeljem na oblikovanju, mjerenju, analizi, poboljšanju i upravljanju procesima.

Najuspješnije svjetske tvrtke svoju uspješnost najvećim dijelom mogu zahvaliti praksi upravljanja poslovnim procesima i upravljanja znanjem.

Zajedničkom primjenom adekvatne informacijske tehnologije i znanja moguće je realizirati sustav koji u potpunosti mijenja način rada djelatnika, pri čemu svaki djelatnik sudjeluje u stvaranju, dijeljenju, primjeni i evaluaciji znanja.

Dugoročni uspjeh svake tvrtke u velikoj mjeri ovisi o kvaliteti upravljanja poslovnim procesima. Upravljanje poslovnim procesima poboljšava kompetitivnost i stupanj inovativnosti tvrtke te dovodi do bržih i fleksibilnijih reakcija na promjenjive tržišne uvjete.

Organiziranje poslovnih procesa pomaže tvrtkama da budu što efikasnije i optimalnije u izvršavanju svojih svakodnevnih poslovnih aktivnosti.

U klasičnom sustavu upravljanja poslovnim procesima određena aktivnost je najčešće praćena mnoštvom papirologije, ponekad nejasne i suvišne komunikacije među djelatnicima, odjelima i poslovnim suradnicima, a sve uz pozamašan utrošak vremena. Svaka modifikacija ili poboljšanje aktivnosti iziskuje izmjene poslovnog procesa i poslovnih pravila na više područja.

Cilj nam je pomoći Vam u stvaranju dinamične, sigurne i produktivne radne okoline te pružiti djelatnicima dobru osnovu za brži, kvalitetniji i učinkovitiji rad te ostvarivanje dobrih poslovnih rezultata.

 

Projektom “Snimka poslovnih procesa i audit poslovanja” osigurava se:

 Upravljanje poslovnim procesima

 Nadzor i kontrola procesa

 Provjera procesa i pridržavanje utvrđenih pravila

 Provjera usklađenosti ciljeva tvrtke s procesom

 Potpora u postizanju poslovnih strategija i ciljeva

 Pregled mogućih nesukladnosti u procesu

 Osiguranje razvoja procesa

 Određivanje djelatnika odgovornih za proces

 Bolja komunikacija i koordinacija između djelatnika i odjela

 Upravljanje kompletnim procesom koji se izvodi kroz više odjela

 Lakše prepoznavanje rizika poslovanja

 Praćenje ključnih pokazatelja izvedbe/učinka (KPI) procesa

Nakon realizacije projekta, poslovne procese je potrebno redovito održavati i ažurirati kako bi sustav pravilno funkcionirao i kako bi djelatnici mogli neometano i učinkovito obavljati radne zadatke.

Uspješno implementiran ERP (engl. (Enterprise Resource Planning) povezuje sva područja unutar tvrtke, a poslovni procesi se standardiziraju i ubrzavaju. Glavni rezultat je učinkovitije poslovanje te ušteda vremena i resursa.

Rješenja koja nudimo svojim postojećim funkcionalnostima odgovaraju na glavne poslovne izazove u pružanju profesionalnih usluga primjenjivih u bilo kojoj grani industrije.

Uz odgovoran i ozbiljan pristup, „Snimka poslovnih procesa i audit poslovanja“ će Vam donijeti mnoge prednosti uključujući veću produktivnost, bolju organiziranost i konkurentnost na tržištu.