Digitalizacija Udruge mladih “Lumen” uz Monday.com

Published On - 25 veljače, 2025

Patricia Parabić digitalna transformacija poslovanja

O Udruzi mladih “Lumen”

Udruga mladih “Lumen” osnovana je 2022. godine kao inicijativa troje entuzijastičnih studenata u sklopu projekta “Scientia”. Cilj udruge je okupljanje mladih od 16 do 29 godina radi provođenja različitih projekata kroz koje se mogu istaknuti, kako individualno tako i kolektivno, pridonoseći zajednici u kojoj žive. Članovi udruge su studenti različitih fakulteta koji svojim radom i trudom nastoje pružiti potporu mladima i educirati ih kako bi postali društveno aktivniji i osvješteniji. Udruga surađuje s profesorima, predavačima i sponzorima kako bi mladima omogućila vođenje i organizaciju vlastitih projekata te realizaciju vlastitih ideja. Vizija udruge je ostaviti nasljeđe narednim generacijama koje će imati priliku razviti nove mlade i ambiciozne ljude.

Izazovi prije digitalizacije

Prije naše suradnje, Udruga mladih “Lumen” suočavala se s nekoliko operativnih izazova:

  • Komunikacija: Članovi su se oslanjali na WhatsApp grupe za koordinaciju zadataka, što je često dovodilo do nepreglednosti i propuštanja važnih informacija.

  • Praćenje projekata: Nedostatak centraliziranog sustava za upravljanje projektima otežavao je praćenje napretka i delegiranje zadataka.

  • Upravljanje dokumentima: Dokumenti su bili razasuti po različitim platformama, što je otežavalo pristup i kolaboraciju.

 

Rješenje: Implementacija Monday.com platforme

Kao dio našeg programa podrške neprofitnim organizacijama, NOS d.o.o. je Udruzi mladih “Lumen” pružio besplatnu implementaciju platforme Monday.com, prilagođenu njihovim specifičnim potrebama. Cilj je bio unaprijediti njihove operativne procese i omogućiti efikasniju organizaciju rada.

Ključne značajke implementacije

1. Strukturiranje organizacije putem foldera i boardova:

  • Podružnice: Kreirani su odvojeni folderi za podružnice u Zagrebu i Gračacu, omogućujući lokalizirano upravljanje aktivnostima.

  • Folder “Marketing”: Unutar ovog foldera nalazi se board za zadatke vezane uz marketing, s integriranim Google Driveom za jednostavan pristup i dijeljenje vizualnih materijala.

  • Folder “Budžet”: Služi za praćenje budžeta po projektima, omogućujući transparentnost i kontrolu troškova.

  • Folder “Projekti”: Obuhvaća sve projekte s detaljnim popisom zadataka i odgovornosti, olakšavajući praćenje napretka.

2. Poboljšana komunikacija i praćenje zadataka:

  • Notifikacije o statusu zadataka: Članovi sada mogu putem mobilne aplikacije Monday.com ažurirati status svojih zadataka, čime se automatski obavještavaju nadređeni, eliminirajući potrebu za dodatnim porukama.

3. Upravljanje sadržajem i idejama:

  • Board “Objave”: Omogućuje praćenje objava na različitim platformama (LinkedIn, YouTube itd.), s kategorizacijom prema tipu sadržaja.

  • Board “Ideje/Prijedlozi”: Prostor gdje članovi mogu unositi i diskutirati o novim idejama i prijedlozima za buduće projekte.

Rezultati i benefiti

Implementacijom Monday.com platforme, Udruga mladih “Lumen” ostvarila je značajna poboljšanja u svom radu:

  • Povećana efikasnost: Centralizirano upravljanje zadacima i projektima smanjilo je vrijeme potrebno za koordinaciju i komunikaciju.

  • Bolja organizacija: Jasna struktura foldera i boardova omogućila je lakši pristup informacijama i dokumentima.

  • Transparentnost: Praćenje budžeta i statusa projekata u realnom vremenu povećalo je transparentnost i odgovornost među članovima.

  • Smanjenje preopterećenja komunikacijskih kanala: Prelaskom s WhatsApp grupa na Monday.com, smanjena je fragmentacija informacija i poboljšana je kvaliteta interne komunikacije.

Zaključak

Suradnja između NOS d.o.o. i Udruge mladih “Lumen” pokazala je kako pravilna implementacija digitalnih alata može transformirati rad neprofitnih organizacija. Prilagođena rješenja, poput Monday.com platforme, omogućuju udrugama da se fokusiraju na svoju misiju i ciljeve, umjesto na administrativne izazove. NOS d.o.o. ponosan je što je mogao doprinijeti unapređenju rada Udruge mladih “Lumen” i veselimo se podršci neprofitnim organizacijama u budućnosti.