Zbog čega su važni poslovni procesi?

U gotovo svakoj tvrtki postoje tri ključna elementa – djelatnici, procesi i tehnologija.

Sva tri ključna elementa su povezana i u slučaju da jedan od njih ne funkcionira, ostali se lako mogu raspasti.

Sva tri elementa su jednako važna, tvrtka bez djelatnika ne može postojati, a procesi i tehnologija trebaju biti u korelaciji s djelatnicima te pripremljeni i usklađeni na najbolji mogući način za rad s njima i za njih.

Kako upravljati poslovnim procesima?

Prvi korak kod upravljanja poslovnim procesima je otkriti procese koji najviše usporavaju i otežavaju Vaše poslovanje. Pronaći navedene procese (ili samo dijelove procesa) može biti zahtjevno, gledano kratkoročno, no nužno je za dugoročni rast i razvoj tvrtke.

Procese koji najviše usporavaju i otežavaju obavljanje posla najjednostavnije možete otkriti bilo razgovorom s djelatnicima i/ili promatranjem (fizičkim promatranjem ili praćenjem u programu) te zapisivanjem svih koraka tijeka procesa (kreiranje knjige procesa).

U tvrtki NOS d.o.o. za poslovno savjetovanje redovno radimo s tvrtkama na evidentiranju poslovnih procesa. Uz široko poslovno znanje, često predlažemo i nova tehnološka rješenja. Stoga, odgovor na pitanje „kako upravljati poslovnim procesima“ je – tehnologijom koja ubrzava procese.

Optimizacijom se tri ključna elementa (djelatnici, procesi i tehnologija) snažnije povezuju u dosljedan sustav u kojem djelatnik u svakom trenutku zna o kojem procesu je riječ te kako učinkovito obavljati poslovne aktivnost.

Ukoliko u tvrtki ne postoje standardizirani procesi i dokumentirane radne upute te djelatnici nisu sigurni kako ispravno i učinkovito obavljati zadatke, proces kao takav ne služi svrsi. Ukoliko svaki djelatnik obavlja zadatak na različiti način, različitom brzinom, različitim angažmanom i sl. dolazi do čestih grešaka, nejasne i loše komunikacije te općenito negativne radne klime.

NOS d.o.o. poslovno savjetovanje Vam može pomoći u izradi knjige procesa kojom ostvarujete višestruku dobit za Vašu tvrtku, kroz sljedeće glavne korake:

1. Snimanje i dijagnoza postojećeg stanja u tvrtki

2. Evidentiranje načina obavljanja radnih zadataka (prema koracima u određenom programu ili općenito) prema radnim mjestima i /ili odjelima

3. Kreiranje knjige procesa prema radnim mjestima i/ili odjelima

4. Prijedlog redizajniranja organizacijske strukture, procesa rada, uvođenja novog poslovnog software-a / ERP-a, priprema i posredovanja prilikom projekta uvođenja novog poslovnog software-a / ERP-a, podrška prilikom i nakon uvođenja novog poslovnog software-a / ERP-a itd.

5. Na temelju prihvaćenih prijedloga, dopuna i izmjena kreirane dokumentacije i/ili dogovaranje daljnjih projekata

Na temelju popisivanja i opisivanja poslovnih procesa prema radnim mjestima i/ili odjelima tvrtke kreira se knjiga procesa.

Na temelju cjelokupnog opisa poslovnih procesa na nivou cijele tvrtke moguće je utvrditi jedinstvenost odvijanja poslovnih procesa, međusobnu povezanost, utvrđivanje aktivnosti koje se provode redovno ili povremeno, odgovornost djelatnika i/ili odjela za provođenje aktivnosti, rok u kojem se trebaju provesti, pregled kontrola koje su utvrđene u pojedinom procesu i koje osiguravaju ostvarenje ciljeva samog procesa.

 

 

Evidentiranje svih procesa rezultirati će cjelokupnom slikom o načinu na koji tvrtka ostvaruje poslovne ciljeve, opisom tvrtke i poslovnog djelovanja.

Na temelju knjige procesa moguće je uočiti postoje li nedostaci obzirom na definiciju i korake procesa te postoje li prilike za moguća poboljšanja poslovanja unutar odjela ili na nivou cijele tvrtke.

Pozitivan poslovni rezultat koji proizlazi iz knjige procesa:

 dokumentirane radne upute koje su u svakom trenutku dostupne svim djelatnicima

 smanjenje grešaka koje uzrokuje nejasna i loša komunikacija vezano za različito shvaćanje načina odvijanja procesa

 bolja i efikasnija komunikacija na razini odjela i tvrtke

 definiranje odgovornosti za određene procese

 olakšan i ubrzan početak rada novih djelatnika

 pojednostavljeno praćenje i upravljanje procesima

 pravovremeno nadograđivanje određenog procesa

 pravovremeno uvođenje novih informatičkih i tehnoloških rješenja

Ključno je uspješno povezivanje tri ključna elementa u tvrtki – djelatnike koji obavljaju zadatke, način obavljanja određenih procesa i tehnologiju koja omogućuje odvijanje procesa. U slučaju da jedan od navedenih elemenata ne funkcionira učinkovito, čitav posao doživljava neuspjeh.

Zaključak je vrlo kratak i jasan – poslovne procese je potrebno dokumentirati na nivou cijele tvrtke, redovno preispitivati, provjeravati, tražiti bolja i modernija rješenja i alternative, a djelatnike i procese povezati prikladnom tehnologijom.